Projektkoordinator*in für internationale Zusammenarbeit (Ukraine, Westbalkan)

Teilzeit (32 Stunden/Woche) | Standort Berlin-Kreuzberg | ab 1. August 2025

Wir sind Schüler*innen Helfen Leben (SHL) – Deutschlands größte jugendlich geführte Hilfsorganisation. Seit über 30 Jahren fördern und betreiben wir Jugend-, Bildungs- und Nothilfeprojekte in der Ukraine, Südosteuropa und Jordanien, gemeinsam mit lokalen Partner*innen. Unsere Vision ist eine Gesellschaft, in der Kinder und Jugendliche Verantwortung für sich und andere übernehmen und sich solidarisch für Frieden, Chancengerechtigkeit und Demokratie einsetzen.

Um unsere Arbeit zu ermöglichen, richten wir jährlich den Sozialen Tag aus: Über 60.000 Schüler*innen tauschen ihre Klassenzimmer gegen einen Arbeitsplatz und spenden ihren Lohn für Gleichaltrige in unseren Projektregionen. Der Soziale Tag in Deutschland und Europa ist unser aktionsbasierter Zugang zu politischer Bildung. Darüber hinaus sichern wir unsere Arbeit durch Drittmittel und ein starkes Unterstützer*innennetzwerk ab.

Für die Begleitung von Projektpartner*innen und Förderprojekten in der Ukraine und in Südosteuropa sucht unser Team Internationale Projektpartnerschaften (IPP) ab 1. August 2025 eine*n engagierte*n Kolleg*in als

Projektkoordination in der internationalen Zusammenarbeit

Der Umfang deiner Stelle beträgt 80% (32 Stunden/Woche). Mittelfristig streben wir eine Ausweitung des Umfangs an, falls du dies wünschst. Im Projekt „Shelter-Ukraine“ (AMIF-gefördert) arbeitest du mit einem kleinen Team eng zusammen. Darüber hinaus übernimmst du eigenverantwortlich die Koordination der Projektarbeit in Südosteuropa.

Deine Aufgaben:

  • Mitarbeit in der Koordination des Projekts „Shelter Ukraine“ (Laufzeit bis Januar 2028)
    • Prüfung der quartalsweisen Planung des Aktivitätenangebots für 8 Standorte in der Ukraine
    • Monitoring der quartalsweisen Finanz- und Sachberichte
    • Vorbereitung von Berichten an Externe
    • Weiterentwicklung der im Projekt verwendeten Berichts- und Planungsvorlagen (vor allem in Excel) und der Prozessabläufe
    • Gegebenenfalls Anpassung des Projektkonzepts (z. B. bei Beendigung des russischen Angriffskrieges)
  • Koordination von Förderprojekten in Südosteuropa
    • Inhaltliche und administrative Begleitung von Partnerorganisationen
    • Vertragsverhandlungen und Weiterförderungsprozesse
    • Mitarbeit an Standardisierungs- und Qualitätsmanagementprozessen
  • Mitarbeit im Bereich Fundraising und Drittmittelbetreuung
    • Konzeption und Erstellung von Projektanträgen (EU, Bundesstellen, Stiftungen, andere institutionelle Geber*innen)
    • Kommunikation mit und Reporting für Geber*innen
  • Aufbereitung von Inhalten und Darstellung von Entwicklungen in den Projektregionen und bei deinen Projektpartnern für die interne Öffentlichkeit und SHL-Bildungsformate

Das bringst du mit:

  • Relevanter Abschluss:
    Du hast einen Bachelorabschluss in einem für die Stelle relevanten Fachbereich.
  • Gesellschaftliches Engagement:
    Du möchtest mit deiner Arbeit einen echten Unterschied machen und hast Lust, dich für Solidarität, Chancengerechtigkeit und Demokratie einzusetzen.
  • Erfahrung im Projektmanagement:
    Du hast nachweisbare Erfahrung in der Koordination von Projekten, idealerweise in der internationalen Zusammenarbeit oder im NGO-Umfeld. Die Bewertung und (wirkungsorientierte) Entwicklung von Förderprojekten, das Monitoring von Aktivitäten (inhaltlich, finanziell, statistisch) und die Erstellung von Berichten sind dir vertraut.
  • Fundraising-Kompetenz:
    Du hast bereits erfolgreich Projektanträge (z. B. für EU, Bundesstellen, Stiftungen) geschrieben, Budgets erstellt und Berichte sowie Nachweise für Drittmittelgeber*innen vorbereitet.
  • Selbstorganisation & Flexibilität:
    Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei mehreren parallelen Deadlines den Überblick und findest kreative Lösungen, wenn Unerwartetes passiert. Du bist offen für neue Tools und Methoden, insbesondere für den Einsatz von KI-Anwendungen im Projektalltag.
  • Digitale Affinität:
    Excel ist für dich mehr als nur eine Tabelle – du nutzt es für Budgets, Berichte und Datenauswertungen und bist bereit, dich mit komplexeren Mappen und digitalen Tools auseinanderzusetzen.
  • Kommunikationsstärke & Teamgeist:
    Du kommunizierst klar, wertschätzend und zielgruppenorientiert – auf Deutsch und Englisch. Die Zusammenarbeit mit internationalen Partnerorganisationen macht dir Freude. Sprachkenntnisse in Ukrainisch oder Russisch (bzw. Vertrautheit mit dem Kyrillischen) sowie Bosnisch/Kroatisch/Serbisch und/oder Albanisch sind ein Plus, aber kein Muss.
  • Qualitätsmanagement & Standardisierung:
    Du hast Interesse, an der Weiterentwicklung von Berichts- und Planungsvorlagen sowie an Standardisierungs- und Qualitätsmanagementprozessen mitzuwirken.
  • Verhandlungsgeschick:
    Vertragsverhandlungen und Weiterförderungsprozesse mit Partnerorganisationen gehst du souverän und lösungsorientiert an.
  • Reisebereitschaft:
    Du bist bereit, 1–3 Mal im Jahr unsere Projekte und Partner im Ausland zu besuchen und an Veranstaltungen in unseren Büros in Berlin, Sarajevo, Lübeck oder Neumünster teilzunehmen.

Das bieten wir dir:

  • Sinnstiftende Arbeit: Du gestaltest mit uns gesellschaftlichen Wandel und unterstützt junge Menschen dabei, Verantwortung zu übernehmen.
  • Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum: Bei uns kannst du eigene Ideen einbringen, Prozesse mitgestalten und Verantwortung übernehmen – in einem Team, das auf Augenhöhe zusammenarbeitet.
  • Individuelle Entwicklung: Wir fördern deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback.
  • Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten und eine Tätigkeit, die sich z. B. auch mit einem Studium oder privaten Weiterbildungen vereinbaren lässt.
  • Vergütung & Benefits: Eine transparente Vergütungsstruktur, Zuschüsse zum Deutschlandticket oder steuerfreier Sachbezug, BahnCard, betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung.
  • Internationales Umfeld: Ein inspirierendes, internationales Arbeitsumfeld mit Reisen in unsere Projektregionen und vielfältigen Kontakten.
  • Teamkultur: Ein motiviertes, buntes Team, das Engagement, Offenheit und Humor schätzt.
  • Arbeitsumgebung: Ein helles, zentrales Büro in Berlin-Kreuzberg, das zum Austausch und zur Zusammenarbeit einlädt.
  • Mitgestaltung: Wir laden unsere Mitarbeiter*innen ein, Mitglied bei SHL zu werden und so die strategische Ausrichtung der Organisation mitzugestalten – zum Beispiel durch die aktive Teilnahme an Vollversammlungen und Wahlen des Stiftungsrats.

Unsere Werte
Wir bei SHL leben eine Kultur, die von Engagement, Solidarität und Partizipation geprägt ist. Vielfalt und Empowerment sind für uns zentrale Werte, die wir aktiv fördern. Wir setzen auf Transparenz, eine offene Fehlerkultur und nachhaltiges Handeln. Als Jugendorganisation steht die Förderung junger Menschen im Mittelpunkt unseres Handelns.

Inklusion & Diversität
Vielfalt ist uns wichtig. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen ungeachtet ihrer ethnischen, nationalen oder sozialen Herkunft, des Geschlechts, einer Behinderung, des Alters, ihrer Religion oder ihrer sexuellen Identität. Wir möchten ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich alle willkommen und wertgeschätzt fühlen.

Bewerbung:
Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf, kurzem Motivationsschreiben, relevanten Zeugnissen, Angabe einer Gehaltsvorstellung sowie eines möglichen Eintrittsdatums in einer PDF-Datei an bewerbung@schueler-helfen-leben.de

Für Rückfragen steht Michael Hilbert zu den üblichen Bürozeiten unter Tel: +49 30 2250271-63 oder per Mail an michael.hilbert@schueler-helfen-leben.de gern zur Verfügung.

Hinweis:
Die Stelle ist zunächst auf 32 Stunden/Woche ausgelegt, mit der Option auf Aufstockung. Der Arbeitsort ist Berlin, die Tätigkeit kann flexibel und hybrid gestaltet werden.