Die Nichtregierungsorganisation Schüler Helfen Leben verwirklicht seit 25 Jahren Jugend- und Bildungsprojekte in Südosteuropa und im Kontext des Syrien-Konflikts mit dem Ziel die Rechte und Mitbestimmung von Kindern und Jugendlichen zu stärken. In Deutschland richtet Schüler Helfen Leben – Deutschlands größte jugendliche Hilfsorganisation – den Sozialen Tag aus, an dem jedes Jahr zehntausende Schülerinnen und Schüler ihre Schulbank gegen einen Arbeitsplatz tauschen und ihren Lohn für Gleichaltrige spenden. Für die Unterstützung unseres Teams im neu gegründeten Büro Lübeck suchen wir ab sofort eine*n engagierte*n Kolleg*in als:

Programmassistenz Europäische Begegnung

Der Umfang der Stelle beträgt 40% und ist zunächst auf drei Jahre befristet. Eine Verlängerung wird angestrebt. Die Stelle stellt kontinuierlich die (Finanz-)Verwaltungsabläufe im Rahmen eines dreijährigen Drittmittelprojekts Schüler Helfen Lebens in Zusammenarbeit mit dem europäischen Dachverband Sozialer-Tag-Organisationen (Solidarity Action Day Movement in Europe, SAME) sicher. In diesem Zusammenhang werden in Lübeck verschiedene Begegnungs- und Austauschformate zwischen jugendlichen Engagierten sowie Schüler*innen stattfinden. Die Stelle unterstützt die Programmmitarbeitenden bei der Durchführung, Berichtslegung und Abrechnung des Projekts gegenüber Schüler Helfen Leben, dem SAME-Netzwerk und dem Drittmittelgeber.

Die Aufgaben der Stelle umfassen u.a. folgende Bereiche:

  • Veranstaltungsmanagement
    • Reiseplanung und Buchung für Teilnehmende
    • Planung und Buchung von Veranstaltungsorten und Catering
    • Durchführen von Angebotsvergleichen und Verfassen von Ausschreibungen
    • Abschluss von Gruppenversicherungen
    • Pflege und Verwaltung von Kontaktdatenbanken
    • Vorprüfung und Aufbereitung von Reisekostenabrechnungen für die Buchhaltung
    • Unterstützung unserer Veranstaltungen vor Ort
  • Allgemeines Termin-, Dokumenten- und Kontaktmanagement
  • Telefonie-, Postwesen und Büromanagement
  • Berichtswesen und Drittmittelreporting

Anforderungen:

  • Freude an der Arbeit in NGOs und mit jungen, ehrenamtlichen, internationalen Strukturen
  • Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office
  • Selbständige, strukturierte Arbeitsweise und effizientes Zeitmanagement
  • Souveränes und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • Zuverlässigkeit und ausgeprägte Serviceorientierung
  • Freude an Büroarbeit und –logistik
  • Bereitschaft zu gewisser Flexibilität in der Gestaltung von Arbeitszeiten
  • Sehr gute Englischkenntnisse (gern auch Bosnisch/Kroatisch/Serbisch, Albanisch, Romani oder Arabisch)

Wir bieten:

  • Einen spannenden, internationalen Wirkungskreis
  • Ein junges, dynamisches Arbeitsumfeld
  • Flexible Arbeitszeiten

Bewerbungen bitte als Kurzbewerbung mit Lebenslauf und Bewerbungsschreiben und Angabe einer Gehaltsvorstellung sowie eines möglichen Eintrittsdatums bis zum 12.11.2018 (24 Uhr) in einer pdf-Datei an bewerbung@schueler-helfen-leben.de. Für Rückfragen steht Christian Bothur zu den üblichen Bürozeiten unter Tel: 0176 62884284 gern zur Verfügung.

Auf Wunsch kann die Stelle auch auf Werkstudent*innen- oder Studentische-Hilfskraft-Basis gestaltet werden. Sie ist somit auch als Nebenbeschäftigung zu einem sozial-, wirtschafts-, rechtswissenschaftlichen Studium sowie ähnlichen Studiengängen geeignet.